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Obrigatoriedade da assinatura digital qualificada no envio de faturas em PDF!

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Segundo o Despacho n.º 8/2022- XXIII de 13 de dezembro, do Secretário de Estado dos Assuntos Fiscais, que determina a aceitação de faturas enviadas em formato PDF até 31 de dezembro de 2023, estes documentos serão considerados faturas eletrónicas para todos os efeitos previstos na legislação fiscal.

Assim sendo, as novas datas de entrada em vigor das regras da faturação eletrónica são :

• 1 de janeiro de 2024: obrigatoriedade de assinatura digital qualificada no envio de faturas em PDF.

• 1 de janeiro de 2023: obrigatoriedade da faturação eletrónica no âmbito dos contratos públicos, segundo o Decreto-Lei nº42-A/2022. Este não sofreu alterações.

Posto isto, as micro, pequenas e médias empresas, bem como as entidades públicas enquanto entidades co-contratantes continuam a estar obrigadas a enviar faturas eletrónicas (no âmbito da execução de contratos públicos).

É importante reforçar que a faturação eletrónica não se trata apenas de uma obrigatoriedade legal, mas sim um facilitador de negócio, que otimiza os processos de faturação!

Com o objetivo de clarificar os conceitos e as vantagens associadas à Faturação Eletrónica, a JOGON Informática em colaboração com o Grupo Primavera, a Cegid Company, criou uma página que vem reforçar a necessidade de esclarecimento sentida no mercado. Ver página sobre a Faturação Eletrónica.

• • Caso tenha alguma questão, não hesite. A nossa equipa estará à sua inteira disposição,  fale connosco !

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Em janeiro de 2023 a faturação sofrerá alterações!

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Em janeiro de 2023, será implementado o ATCUD – Código Único do Documento, nas faturas e documentos fiscais.

O que é o ATCUD – Código único do documento?

Este código é fornecido pela AT (Autoridade Tributária e Aduaneira) e é composto por oito caracteres (código de validação da série e o número sequencial do documento dentro da série), que permitem identificar um documento, independentemente de quem o emitiu e qual o seu tipo. Este código tem como objetivo combater a fraude e evasão fiscal e tornar mais simples a comunicação ao portal das finanças das despesas dedutíveis em IRS, por parte das pessoas singulares.

Quando é que o ACTUD entrará em vigor?

Dia 1 de janeiro de 2023 passará a ser obrigatória a introdução do ACTUD.

O que irá mudar na prática?

Já no início do ano de 2022, tornou-se obrigatória a introdução do Código QR nos documentos de faturação, processados pelos softwares de faturação certificados pela AT.
Agora, a partir de Janeiro de 2023, todos os recibos, documentos fiscais e faturas terão que apresentar o ATCUD (código único do documento) acima do Código QR, sendo que esta informação terá que surgir em todas as páginas do(s) documento(s).
Os softwares de faturação certificados acompanharão esta alteração e comunicarão eletronicamente a informação necessária para o portal das finanças. Mas, para que tal aconteça, é necessário que o utilizador esteja devidamente identificado no portal da AT. Assim sendo, deverá editar ou criar o utilizador no portal das finanças e registá-lo no software de faturação.

Como comunicar o ATCUD à Autoridade Tributária e Aduaneira?

Através do software de faturação, as empresas ou sujeitos passivos deverão comunicar à Autoridade Tributária e Aduaneira a identificação das séries de faturação na emissão de faturas e recibos. Poderão também fazê-lo de forma manual, comunicando as séries diretamente no portal das finanças. Neste caso deverão apresentar os seguintes dados:

Série do documento

Tipo de documento

Início da numeração sequencial que irá utilizar na série

Início (data) da utilização da série.

Como criar o utilizador para comunicação das séries?

Como referimos anteriormente, as séries de faturação podem ser comunicadas via webservice ou de forma manual.

Para criar um utilizador, de forma a comunicar as séries através de um software de faturação certificado deverá ativar a opção WSE – Comunicação e Gestão de Séries por webservices no portal das finanças. Sendo que, antes é necessário atribuir esta opção a um utilizador registado no portal da AT, na área “Gestão de Utilizadores.

Se o pretender fazer de de forma manual, terá de ativar a opção CGS – Comunicação e Gestão de Séries.

Como pode obter o ATCUD?

Após a comunicação à AT da identificação da séries, as empresas ou sujeitos passivos irão receber, por parte da AT, um código de validação, referente à série anteriormente comunicada. No entanto, antes de criar uma série, deverá ser pedido à AT o ATCUD.

Em que documentos irá constar o ACTUD?

Faturas;

Recibos (documentos de quitação que comprovam o recebimento);

Guias de transporte (documentos de transporte que comprovam a deslocação de mercadorias no âmbito do regime de bens em circulação);

Documentos de conferência.

Quem ficará abrangido pelo ACTUD?

Todos os sujeitos passivos com sede, instituição estável ou morada em território nacional e outros sujeitos passivos cuja obrigação de emissão de fatura se encontre sujeita às regras estabelecidas na legislação nos termos do artigo 35.º-A do CIVA e que se encontrem numa das seguintes situações:

Tenham um software de faturação;

Tenham contabilidade organizada;

Tenham um volume de negócios superior a 50.000€, no anterior ano civil, ou no exercício em que se inicia a atividade, Volume de , no ano civil anterior, ou no exercício em que se inicia a atividade, o período em referência seja inferior ao ano civil, e o volume de negócios relativo a esse período seja superior a este montante.

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Como superar os desafios do ransomware!

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O backup é ainda um importante meio de recuperação das informações retidas.

Mas como funciona o ransomware?

Dependendo do tipo de ataque de ransomware, este impossibilita o acesso a ficheiros ou ao(s) equipamento(s), no seu todo. No momento em que o ransomware toma posse do seu equipamento, é-lhe solicitado o pagamento de um resgate. Em troca do pagamento do resgate, ser-lhe-á dada uma chave de descriptografia.
Para melhor perceção deste tema, descrevemos em seguida, de forma resumida, as duas etapas do ransomware:

O ransomware criptografa os seus ficheiros: aqui, existe uma mistura dos arquivos ou da própria estrutura destes, o que impossibilita a sua utilização, até que sejam descriptografados.
Uma nota de resgate aparece no ecrã: quando o malware acaba de criptografar os ficheiros, aparece uma nota no ecrã que informa o valor a pagar, como o transferir e qual o prazo. Em alguns casos, o cibercriminoso pode ameaçar que o valor aumentará, ou que divulgará o conteúdo dos ficheiros publicamente, caso o prazo não seja cumprido. Durante este processo, qualquer tentativa de aceder aos ficheiros será em vão e, provavelmente, surgirá um erro que informará que os mesmos estão corrompidos, inválidos ou não podem ser localizados.

O processo de reposição dos dados criptografados pode levar dias, ou até semanas. Muitos diretores de informação (CIOs) e diretores de segurança da informação (CISOs) acreditam que vale a pena tentar recuperar os dados dos seus próprios backups e esta pode acabar por ser a estratégia mais eficaz, uma vez que tem a vantagem de não colocar dinheiro nas mãos de cibercriminosos.

Há muitas pesquisas que sugerem que estes grupos de cibercriminosos geralmente não entregam uma chave de descriptografia ou, se o fazem, a chave não funciona. Uma pesquisa da Venafi, outro fornecedor de segurança cibernética, afirma que isto acontece em apenas 35% dos casos. E, recentemente, o NCSC e o ICO (Information Commissioners Office) pediram às empresas que não pagassem resgates.

Então quais as mais importantes dicas para prevenção de ransomware e tudo o que precisa de saber sobre elas:

• Use um antivírus: Utilize uma aplicação de segurança contra o ciberataque, ou tentativas de intrusão, para que os links inseguros, downloads estranhos e websites perigosos sejam, de imediato, bloqueados.

• Mantenha o seu software atualizado: Ao garantir que o seu sistema operativo, e aplicações associadas, estão constantemente atualizados, está também a corrigir e a prevenir falhas de segurança e a garantir que os cibercriminosos não implementam ransomware através de Kits de exploit, por exemplo.

• Faça backup do sistema regularmente: Ao fazer o backup do seu sistema, e aplicações, todas as informações serão armazenadas, de forma segura, num outro lugar, podendo ser num armazenamento físico ou em nuvem. Quanto mais frequentemente o fizer, melhor, visto que, em caso de ataque de ransomware, não terá que pagar qualquer tipo de resgate, para obter acesso aos ficheiros ou sistema, uma vez que tem toda a informação, ao seu dispor, num sítio seguro da sua confiança.

• Utilize um bloqueador de anúncios: De forma a evitar malvertising ou downloads automáticos equipe os seus navegadores de internet, vulgo browser, com um bloqueador de anúncios.
• Mantenha-se cético Por último, mas não menos importante, desconfie de e-mails, ou outro tipo de mensagens, com links e anexos estranhos.

Restaurar a partir de backups.

As empresas podem tomar várias medidas para reduzir o risco de um ataque de ransomware. Utilizando desde ferramentas de técnicas de segurança, correções regulares e atualizações do sistema operacional ate à educação dos próprios colaboradores (como medida de prevenção).

Se um cibercriminoso obtiver acesso à rede e conseguir criptografar arquivos, a única opção, sem pagar o resgate, é restaurar os dados dos backups. Mas os backups precisam de ser protegidos contra os ataques de ransomware.

As organizações devem também considerar o backup na cloud. Cada vez mais existem ferramentas de backup e recuperação que suportam o armazenamento de backups imutáveis na cloud.

Garanta que os dados da sua empresa se mantêm seguros e são devidamente restaurados, sem falhas, evitando danos, prejuízos e inatividade prolongada, através das soluções de backup e reposição de dados que comercializamos.

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8 sinais que indicam que precisa de mudar de ERP!

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A maioria das empresas reconhece a importância da implementação de um software de gestão (ERP) que integre e faça a gestão de toda a organização, tornando os processos mais eficientes e ágeis. No entanto, existem ainda muitas empresas que são resistentes à mudança e não querem mudar de ERP, isto porque acreditam que esta mudança acabará por afetar todos os departamentos da empresa e, portanto, exigirá muitos custos financeiros e esforços de implementação.

No entanto, deve ter-se em mente que o ERP simplifica os processos, poupa tempo aos funcionários, facilita as operações e proporciona uma maior vantagem competitiva não só quando uma empresa tem uma loja física, mas sobretudo quando tem uma loja de comércio electrónico.

O software de gestão empresarial tem muitas vantagens, mas se este sistema não puder ser adaptado, não acompanhará o crescimento da sua empresa, por muito tempo.

Qual o momento ideal para alterar o seu sistema de gestão ERP? Veja estes 8 sinais:

1 – Execução manual de tarefas

Os sistemas de gestão ERP mais modernos fornecem uma plataforma única que executa automaticamente muitas tarefas, incluindo a otimização de vários processos, tais como financeiros, vendas, recursos humanos e cadeia de fornecimento. Se ainda estiver a introduzir informação manualmente ou precisar de importar folhas de cálculo para integrar o ERP com outros serviços, está na altura de implementar um novo software.

2 – O sistema não está a acompanhar o crescimento da sua empresa

O software ERP deve ajudar a sua empresa a evoluir. Inversamente, se a sua loja está a ter problemas de gestão com o sistema ERP existente, este é um sinal claro e óbvio de que talvez esteja na altura de considerar a implementação de um software mais adequado ao seu negócio e que assegure um crescimento sustentável a longo prazo.

3 – O sistema em uso não está em conformidade com a atual legislação

A maioria dos sistemas não não são concebidos para lidar com a quantidade de dados específicos do mercado atual, bem como com os diferentes regimes fiscais e regulamentos específicos. Se o seu sistema não puder ser alterado para satisfazer os últimos requisitos regulamentares, precisa de um novo sistema.

4 – Não satisfaz as necessidades dos clientes

Um software moderno permite fornecer aos clientes informações importantes atualizadas, tais como o estado das encomendas, dados de faturação e disponibilidade de produtos. Ao certificar-se de que o software fornece as funcionalidades e os recursos necessários, pode melhorar a experiência do clientes e manter a sua lealdade para com a empresa.

5 – A dinâmica da empresa está a mudar

As empresas trabalham cada vez mais com dispositivos móveis, como tablets , computadores portáteis e smartphones . Uma solução de ERP na cloud proporciona uma transição sem problemas do escritório para casa, para dispositivos móveis e vice-versa, transformando a mobilidade numa clara vantagem empresarial. A cloud também promove o crescimento e a flexibilidade na contratação de colaboradores nacionais ou globais.

6 – O sistema não é fácil de usar

Se o seu sistema de gestão começa a afetar a produtividade da sua equipa, e esta tem a sensação de lentidão e reclama, está na altura hora de pensar em mudar o atual ERP. Os sistemas de gestão permitem-lhe criar e acompanhar novos fluxos de trabalho, de forma prática, dando aos colaboradores e gestores um maior controlo sobre as tarefas.

7 – Utiliza múltiplos sistemas

Os sistemas de software ERP mais antigos não têm os recursos suficientes para acompanhar o volume de negócios que as empresas estão a atingir. No entanto, muitas das empresas, que utilizam múltiplos sistemas de software para gestão de dados, acabam por beneficiar da mudança para um novo ERP. Os mais atualizados já dispõem de ferramentas e recursos necessários para aumentar a produtividade e fazer crescer a empresa, sem investimentos adicionais. Assim, o investimento está ligado a recursos e serviços adicionais, e o ERP já satisfaz plenamente as necessidades de operacionais e de gestão da loja.

8 – Sem conexão à cloud

O acesso à cloud é um dos principais benefícios da tecnologia moderna e uma das razões pelas quais está na altura de substituir o seu atual ERP. A ligação à cloud facilita o acesso aos dados, tanto no escritório como em movimento. Todos os dados são armazenados em segurança em servidores remotos e constantemente atualizados, pelo que terá a informação mais atualizada no seu computador ou dispositivo móvel.

A nossa equipa possui uma profunda e consolidada experiência, adquirida ao longo de mais de 20 anos. Usufrua da nossa experiência e aposte num Software de Software de Gestão à altura do seu negócio.